Comprar en Florida desde el exterior: poder notarial, consulado, apostilla y notario en línea

Por qué hace falta un notario, y dónde puede estar

Para que un instrumento relativo a un inmueble pueda inscribirse en los registros públicos, su firma debe estar reconocida por quien lo firma, probada por un testigo que lo suscribe, o legalizada o autenticada en una de las formas que enumera la ley (Estatutos de Florida, § 695.03). La sección da tres listas de funcionarios según dónde se haga ese acto: dentro de Florida, fuera de Florida pero dentro de Estados Unidos, y fuera de Estados Unidos o en un país extranjero (Estatutos de Florida, § 695.03(1), (2) y (3)).

Las normas de Florida prevén, entre otras, tres maneras de reconocer una firma sin estar en el estado, que esta guía recorre: ante un notario en línea de Florida, ante un funcionario consular de Estados Unidos y ante un notario del país con sello oficial (Estatutos de Florida, § 117.209 y § 695.03). Qué instrumentos firma el comprador en una operación concreta, y cuáles de ellos se inscriben, depende de si paga de contado o con hipoteca; eso lo dicen la compañía de título y el prestamista de esa operación.

Vía 1: el notario en línea de Florida

Una notarización en línea es un acto notarial hecho por medios electrónicos en el que el firmante o un testigo comparece ante el notario por tecnología de audio y video (Estatutos de Florida, § 117.201(9)). Notario en línea es el notario público comisionado conforme a la Parte I del capítulo 117, el notario de derecho civil nombrado conforme al capítulo 118 o el comisionado de escrituras nombrado conforme a la Parte IV del capítulo 721, que se ha registrado ante el Department of State para hacer notarizaciones en línea (Estatutos de Florida, § 117.201(10)).

Un notario en línea que está físicamente en Florida puede hacer una notarización en línea conforme a la Parte II del capítulo 117 sin importar si el firmante o los testigos están físicamente en Florida en ese momento (Estatutos de Florida, § 117.209(3)). Cuando el firmante no está en Florida, el notario en línea debe confirmar, de palabra o mediante el consentimiento escrito del firmante, que este desea que el acto notarial lo haga un notario público de Florida y conforme a la ley general de Florida (Estatutos de Florida, § 117.265(3)). La notarización en línea hecha conforme al capítulo se considera hecha dentro de Florida y se rige por las leyes aplicables de Florida (Estatutos de Florida, § 117.265(1)).

El notario en línea confirma la identidad del firmante por conocimiento personal, o bien por estas tres cosas juntas, con los cambios o añadidos que hagan las reglas del Department of State: la presentación remota de un documento de identidad emitido por un gobierno, el análisis de esa credencial, y una prueba de identidad en forma de autenticación basada en preguntas o por otro método que cumpla las normas del capítulo. Si el notario no puede cumplir esos tres pasos, o si las bases de datos consultadas para la prueba de identidad no contienen información suficiente para autenticar a la persona, el notario no puede hacer la notarización en línea (Estatutos de Florida, § 117.265(4)).

Para la notarización en línea de un firmante que no está dentro de Estados Unidos, puede usarse como documento de identidad un pasaporte emitido por un gobierno extranjero que no lleve el sello de la oficina de ciudadanía e inmigración de Estados Unidos; en los demás casos, documento de identidad emitido por un gobierno es cualquier credencial aprobada para verificar la identidad conforme al § 117.05(5)(b)2 (Estatutos de Florida, § 117.201(6)). Las normas mínimas del análisis de la credencial y de la prueba de identidad están en el § 117.295, y no caben en una frase.

Al hacer la notarización, el notario debe confirmar la identidad del firmante y de todo testigo que comparezca en línea en el momento en que se toma la firma, con tecnología y procesos de audio y video que cumplan la Parte II y sus reglas, y grabar la sesión de audio y video de dos vías entre el notario, el firmante y los testigos; el firmante no puede actuar como testigo de su propia firma (Estatutos de Florida, § 117.265(2)). Lo que el notario debe anotar y conservar de cada acto está en el § 117.245.

Los testigos, cuando el documento los exige

Un notario en línea puede supervisar que los testigos presencien la firma de un documento electrónico, cumpliendo los procedimientos de notarización en línea de la Parte II y usando la misma tecnología de audio y video que usa con el firmante. El testigo puede estar en presencia física del firmante o lejos de él, siempre que el testigo y el firmante usen tecnología de audio y video (Estatutos de Florida, § 117.285(1)). Si el testigo está lejos del firmante, la identidad de ambos debe verificarse por el procedimiento del § 117.265(4); si está en presencia física del firmante, el testigo confirma su identidad diciendo su nombre y su dirección actual en la grabación (Estatutos de Florida, § 117.285(2)).

El testigo que está lejos del firmante y comparece por audio y video debe confirmar de palabra que es residente de Estados Unidos o de un territorio de Estados Unidos y que está físicamente allí en el momento de presenciar la firma (Estatutos de Florida, § 117.285(4)).

Para ciertos documentos, entre ellos el poder que autoriza las operaciones bancarias o de inversión del § 709.2208, la misma sección añade reglas cuando hay menos de dos testigos en presencia física del firmante; están en el § 117.285(5).

Vía 2: un consulado de Estados Unidos

Un reconocimiento hecho fuera de Estados Unidos puede hacerse ante un embajador, un cónsul o cualquier otro funcionario diplomático o consular de Estados Unidos destinado a residir en ese país, y el certificado debe llevar el sello del funcionario (Estatutos de Florida, § 695.03(3)). La misma subsección nombra a otros funcionarios, entre ellos el notario del país, del que trata la sección siguiente.

Cada embajada publica sus condiciones. La de México dice que sus servicios notariales son para todas las nacionalidades y solo con cita, que la disponibilidad de citas es extremadamente limitada, que no ofrece citas notariales de emergencia y que normalmente el documento es para usarse en Estados Unidos, aunque puede haber excepciones; pide llevar los documentos completos y sin firmar, un documento de identidad vigente emitido por un gobierno cuyo nombre coincida con el de los documentos, y el comprobante de pago hecho en pay.gov; y avisa que, si el acto requiere un testigo, el interesado debe llevar a sus propios testigos, porque el personal consular no puede serlo (Embajada y consulados de Estados Unidos en México, servicios notariales).

La tarifa está en un reglamento federal: US$50 por el primer sello notarial y US$50 por cada sello adicional dado al mismo tiempo en relación con la misma operación; el mismo cuadro enumera los casos en que no se cobra (22 CFR § 22.1, Schedule of Fees, renglones 41 y 45). La embajada en México lo dice así: la tarifa es de US$50 por cada firma notarial con sello, y si un documento requiere más de una, se paga cada una.

Un consulado no apostilla. La embajada en México dice que ella y sus consulados no emiten apostillas, y que la apostilla debe obtenerse de la autoridad estatal o federal de Estados Unidos donde se emitió el documento (Embajada y consulados de Estados Unidos en México, servicios notariales).

Vía 3: un notario de su país, y la apostilla

Un reconocimiento hecho fuera de Estados Unidos puede hacerse, entre otros funcionarios, ante un notario público de ese país, o ante un notario de derecho civil de Florida o de ese país, que tenga sello oficial, y el certificado debe llevar el sello del funcionario. Un certificado que legaliza o autentica la firma de quien otorga un instrumento relativo a un inmueble, y al que un notario de derecho civil o un notario público de ese país ha puesto su sello oficial, basta como reconocimiento (Estatutos de Florida, § 695.03(3)).

Para esa sección, notario de derecho civil es el definido en el capítulo 118, o el funcionario de un país extranjero que tiene sello oficial y está autorizado para hacer legal el otorgamiento de un documento en esa jurisdicción, en la cual poner su sello oficial se tiene por prueba de que el documento se otorgó cumpliendo plenamente las leyes de esa jurisdicción (Estatutos de Florida, § 695.03(3)).

La palabra apostilla no aparece en el § 695.03. La apostilla viene de un tratado, el Convenio de La Haya de 1961, y la Conferencia de La Haya (HCCH) describe así su alcance: el único efecto de una apostilla es certificar la autenticidad de la firma, la calidad en que actuó quien firmó el documento y la identidad del sello o timbre que el documento lleva; no certifica el contenido del documento. Si la compañía de título o el prestamista de una operación piden la apostilla lo dicen ellos, no estas normas. Solo pueden emitirla las autoridades competentes que cada Estado parte ha designado, y entre los ejemplos de documento público que da el artículo 1 del Convenio están los actos notariales (HCCH, Outline of the Apostille Convention).

La apostilla sí aparece, como una de dos alternativas, en la Selling Guide de Fannie Mae, que fija las condiciones de los préstamos hipotecarios que Fannie Mae compra a los prestamistas. Dice que, con sujeción a los requisitos legales que imponga el estado donde está el inmueble, es admisible la notarización internacional no hecha por un funcionario debidamente autorizado de Estados Unidos, siempre que sea conforme y legalmente válida según las leyes y los reglamentos de la jurisdicción extranjera donde se hizo, en el momento en que se hizo, o que lleve una certificación de apostilla de una autoridad competente reconocida por el Departamento de Estado de Estados Unidos (Fannie Mae, Selling Guide, A2-4.1-04).

El poder notarial: que otra persona firme por usted

Un poder notarial es un escrito que da a un agente autoridad para actuar en lugar del poderdante, se use o no ese nombre en el escrito (Estatutos de Florida, § 709.2102(9)). El agente debe ser una persona natural de 18 años o más, o una institución financiera que tenga facultades fiduciarias, tenga un lugar de negocios en Florida y esté autorizada para hacer negocios fiduciarios en Florida (Estatutos de Florida, § 709.2105(1)).

Un poder notarial debe estar firmado por el poderdante y por dos testigos que suscriben, y reconocido por el poderdante ante un notario público o de la forma que dispone el § 695.03 (Estatutos de Florida, § 709.2105(2)). El § 695.03 es el de las tres listas de arriba: por eso un poder puede reconocerse ante un cónsul o ante un notario extranjero con sello oficial.

Salvo lo dispuesto en esa sección o en otra ley aplicable, el agente solo puede ejercer la autoridad que el poder le concede de forma específica y la que sea razonablemente necesaria para dar efecto a esa concesión expresa. Las cláusulas generales que no identifican la autoridad concreta, como las que pretenden dar al agente autoridad para hacer todo lo que el poderdante puede hacer, no son concesiones expresas de autoridad específica y no dan ninguna autoridad al agente (Estatutos de Florida, § 709.2201(1)).

Hay una regla para el poder otorgado en «another state» sin las formalidades de Florida, en el § 709.2106(3), y la ley define «another state» como un estado de Estados Unidos, el Distrito de Columbia, Puerto Rico, las Islas Vírgenes de Estados Unidos, o cualquier territorio o posesión insular sujeto a la jurisdicción de Estados Unidos (Estatutos de Florida, § 709.2102(2)).

Salvo que el poder disponga otra cosa, una fotocopia o una copia transmitida electrónicamente de un poder original tiene el mismo efecto que el original; pero puede exigirse, para su inscripción en los registros públicos, el original de un poder en el que se confía para afectar el título de un inmueble (Estatutos de Florida, § 709.2106(5)).

Lo que puede pedir quien recibe el poder

Quien recibe un poder no puede exigir una forma adicional o distinta de poder para la autoridad que concede el poder presentado (Estatutos de Florida, § 709.2120(2)). Sí puede, cuando se le presenta un poder que aparenta estar otorgado conforme al § 709.2105, pedir de buena fe ciertos documentos y confiar en ellos sin más investigación; entre ellos, una traducción certificada al inglés si el poder contiene, en todo o en parte, un idioma distinto del inglés, y una opinión de abogado sobre cualquier cuestión de derecho relativa al poder, si quien la pide da por escrito el motivo (Estatutos de Florida, § 709.2119(3)). Quién paga esos documentos y cuándo puede rechazarse un poder está en el § 709.2119 y el § 709.2120.

Cuando hay hipoteca, se suman las reglas de quien compra el préstamo. Fannie Mae publica en su Selling Guide cuándo acepta que un agente firme el pagaré o la hipoteca con un poder (B8-5-05) y cuándo acepta una notarización electrónica o remota (A2-4.1-03); en este último tema dice que el prestamista no puede exigir al prestatario que use la notarización remota y debe tener otras opciones de notario disponibles para los prestatarios que las pidan (Fannie Mae, Selling Guide, A2-4.1-03). Las demás condiciones de cada tema están en la guía.

El dinero viaja aparte: el fraude en las transferencias

El FBI describe el fraude de transferencias en operaciones inmobiliarias así: a menudo, los delincuentes se hacen pasar por partes de la operación y se comunican directamente con las otras partes para robar los fondos destinados a pagar el inmueble. Entre las medidas que sugiere está usar canales secundarios o autenticación de dos factores para verificar las solicitudes de cambio en los datos de una cuenta (FBI, informe al Congreso de 2022 sobre Business Email Compromise and Real Estate Wire Fraud).

Lo que estas normas dejan sin responder

Las secciones citadas dicen ante quién puede reconocerse una firma y qué debe tener un poder. No dicen qué vía prefiere una compañía de título concreta, si pide la apostilla para un documento firmado ante un notario extranjero, ni cuánto tarda una cita consular en cada ciudad: eso no está en estas fuentes, y esta guía no lo supone. Tampoco dicen si la prueba de identidad de una notarización en línea funcionará con los documentos de una persona concreta; lo que sí dice la ley es que, si las bases de datos consultadas no bastan para autenticarla, el notario no puede hacer el acto (Estatutos de Florida, § 117.265(4)). Son preguntas para la compañía de título y el prestamista de la operación, al empezar.